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Budget Prévisionnel : Chapitre 1

Etablir un budget prévisionnel

 

 A. THEME

 

Monsieur ALIX, est un jeune chef d’entreprise qui rentre dans la seconde phase de progression de son entreprise et il a des projets.  Il envisage éventuellement de solliciter un financement bancaire pour investir dans du matériel qui lui permettra de décupler son chiffre d’affaire.

Pour ces raisons, il est primordial d’établir un budget prévisionnel, qui lui sera d’ailleurs demandé par son banquier, afin d’anticiper, de la façon la plus précise possible, ses rentrées et ses sorties, autrement dit, ses ventes et ses charges. De plus, en fonction de la rentabilité envisagée, il pourra adapter ses objectifs et planifier ses besoins en trésorerie.

Avant de rentrer dans le vif du sujet, essayons, avant tout, de répondre à ces questions :

 

Qu'est-ce qu'un budget prévisionnel ?

C’est un tableau financier regroupant l'ensemble des sorties (ou charges) et des entrées (ou produits) liées à un projet pour l'année en cours ou à venir mais également pour anticiper son activité. Il est toujours préférable de prévoir plutôt que de se laisser surprendre. L'année concernée est appelée « exercice ». Elle correspond à une année civile et fiscale, en générale. Il arrive que l’exercice comptable d’une entreprise commence en cours d’année. Il sera de toute façon toujours égal à 12 mois. Grâce au budget prévisionnel, le chef d’entreprise aura la maitrise de sa gestion tel un conducteur qui aura établi son itinéraire lors d’un long trajet à parcourir.

 Ce sont les chiffres réels de l’entreprise qui vont nous permettre d’établir le budget prévisionnel de monsieur Alix. Pour cela il nous faut savoir lire et interpréter les chiffres qui composent son bilan et son compte de résultat. L'idée n'est pas de réaliser un budget avec des données vaguement estimées, mais de travailler à partir de données sérieusement calculées et rigoureusement vérifiées. Il va falloir recenser, identifier et classer les charges et les produits en tenant compte d’ajustements qui peuvent avoir diverses origines comme l’ouverture sur un nouveau marché et le réajustement des prix en fonction de charges supplémentaire.

Par exemple, Il faut savoir que l’augmentation d’un délai de règlement clients aura naturellement une incidence sur la trésorerie et dont sur le besoin en fonds de roulement.

 

Comment établir un budget prévisionnel ?

Un budget prévisionnel est composé de plusieurs budgets qui dépendent du domaine d’exploitation de l’entreprise.

C’est ainsi que l’on parle de budget d’exploitation définit comme :

« La prévision chiffrée de tous les éléments correspondant à une hypothèse d’exploitation donnée pour une période déterminée ».

 

Les budgets d’exploitation présentent :

A la fois des objectifs à atteindre (quantité à produire ou à vendre, qualité à atteindre, etc.)

Les ressources mise en œuvre pour atteindre les objectifs (PM, MO, machines, etc.)

 

Le budget des ventes et des frais de distribution

 

Le budget des ventes traduit le programme prévisionnel des ventes. Il peut être présenté par produit, par représentation, par région, etc.

C’est un budget essentiel, car c’est à partir de lui que seront déterminés les quantités à produire et les besoins en approvisionnement. Il peut comporter plusieurs rubriques :

 

 » Quantité à vendre

 » Coefficients saisonniers

 » Prix de vente -

 » Montant de la TVA

 » CATTC Etc.

 

Le budget de distribution présente les moyens mis en œuvre pour réaliser le programme des ventes. Il peut comporter les rubriques suivantes :

 

  » Salaires et charges sociales de la force de vente

  » Commission des représentants

  » Frais de publicité - etc.

 

Le budget des approvisionnements reprend les achats de matières/approvisionnements nécessaires à la production.

Le budget est établi en fonction du programme d’approvisionnement.

 

Le budget de production valorise le programme de production.

Ce dernier repose sur les prévisions des ventes mais il tient compte des contraintes liées à la capacité de production. La valorisation est faite au coût préétabli.

 

Par exemple, monsieur Alix fabrique lui-même ses marteaux. Il a créé pour cela un atelier qui accueille 8 personnes. Il souhaite faire évoluer sa production en envisageant un second atelier avec 4 personnes supplémentaires. Il prendra en considération les charges constatées pour son premier atelier qu’il ajustera et, fera de même, pour les charges salariales. Par contre, il pourra envisager, de ce fait, de développer également sa production.

 

En retour, Le budget de production détermine, également, le budget des approvisionnements, le budget des investissements et celui des autres charges.

 

Le budget des frais généraux

Les frais généraux recouvrent des frais non liés au volume d’activité. Il s’agit pour l’essentiel de charges liées à la fonction « administration générale » (frais de la direction général, des services administratif, comptable, financier, informatique, etc.).


Dans le cas de monsieur Alix et de sa fabrique de marteaux, il aura besoin de bois et d’acier.

Schématiquement, les différents budgets d’exploitation s’articulent de la façon suivante :

  

 

 Le budget des investissements est considéré comme un budget hors exploitation.

Il recense les prévisions de dépenses à court terme liées aux projets d’investissement de l’entreprise. Il a une influence sur la trésorerie et la présentation des états financiers prévisionnels.

Monsieur Alix envisage de construire un autre atelier afin d’augmenter sa production.

Cette construction constitue son investissement et fera l’objet d’une demande  de prêt auprès de sa banque. Les biens destinés à servir l’activité de l’entreprise de façon durable, s’appellent des immobilisations. Une immobilisation est amortie jusqu’à l’échéance de son utilisation.

Le renouvellement ou l’acquisition entrainent des dépenses à prévoir qui nécessitent un financement externe.

 

Schématiquement, les différents budgets s’articulent de la façon suivante :

 

 

 Le budget de trésorerie

 

Le manque de trésorerie est l'une des causes actuellement les plus fréquentes de disparition des entreprises. La trésorerie doit donc être gérée par l'entreprise et faire l'objet d'une attention particulière de l'analyse. A chaque instant, en effet, l'entreprise doit être en mesure d'honorer ses paiements, au risque de mettre en péril son existence.

 

L'outil de base pour déterminer la trésorerie et suivre son évolution est le BUDGET de TRESORERIE. C'est un document qui permet de projeter dans le temps la situation de la trésorerie à partir de son solde de départ et des prévisions de dépenses et recettes établies (sous forme de budgets) par l'ensemble des services de l'entreprise.

 

Il est établi en général sur une durée de douze mois et selon un découpage mensuel ou fixé aux dates de fortes échéances (fin de mois, 10 du mois, etc.) Il met en évidence les flux d'entrées et de sorties de fonds entraînés par l'exploitation prévisionnelle de l'entreprise.

 

L’élaboration des documents prévisionnels de synthèse

 

Divers documents de synthèse sont établis à la suite du budget de trésorerie. Ils constituent des documents d’information financière et prévisionnelle que doivent établir annuellement certaines entreprises : le compte de résultat prévisionnel et le bilan prévisionnel.

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Outlook : Chapitre1

OUTLOOK : PERSONNALISER SON INTERFACE

 

Quel que soit la version que vous possédez, Outlook propose des fonctions essentielles à maitriser. Il va évoluer au fil du temps dans sa présentation, plus ludique et plus accessible. Pour autant, sa structure de base reste la même.

Pour Exemple : 

Outlook 2003 Outlook 2010
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Outlook est, avant tout, un logiciel de messagerie auquel s’ajoute d’autres fonctionnalités comme la gestion d’un voire plusieurs agendas, un aide-mémoire dans l’organisation et la planification de ses tâches. Cette interface propose des fonctionnalités constituant de véritables astuces pour accéder très rapidement aux fonctions désirées.
Avant d’aborder ces diverses fonctionnalités, il est important de visualiser les espaces proposés.  

 

» 1 - La boîte de réception

L’affichage prend la forme d’un tableau mettant en évidence les dates de réception des mails. Si cela n’est pas le cas, vous pouvez aller dans affichage et le vérifier ou, cliquer sur date. C’est l’option la plus pratique pour suivre la réception des messages.
Vous avez également la possibilité de personnaliser votre affichage en déplaçant une colonne. En cliquant et maintenant objet, vous pouvez le déplacer soit vers la gauche soit vers la droite. Il en va de même pour de, Reçu, Taille… Vous choisissez ainsi l’ordre de tri de vos messages. Les trois premières icones proposent également un tri
La cloche est le rappel, le point d’exclamation est l’importance. 

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Comment décrypter les symboles de la boite de réception ? 

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Les enveloppes ouvertes indiquent que vous avez lu le message. Quand elles sont fermées (en gras), c’est le contraire.

Le trombone précise qu’une pièce est jointe au message, un drapeau indique un suivi. Vous pouvez envisager de classer vos messages par catégories (c’est vous qui les définissez). En sélectionnant un message et en utilisant la touche droite de la souris, vous avez accès à diverses fonctions comme la copie, la suppression…De plus, vous pouvez y ajouter divers critères.

   

Dans l’espace réception, vous trouverez également une option de recherche afin d’isoler les mails en provenance d’une même personne par exemple. Les icones dans l’espace recherche permettent de l’affiner. D’autres options sont proposées comme les recherches récentes ou encore la globalisation des dossiers. Vous pouvez également cibler votre recherche sur les pièces jointes. De multiples options de tri vous sont proposées.

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» 2. les favoris

 Outlook vous permet de créer vos dossiers favoris. Vous accédez ainsi, plus rapidement, aux mails auxquels vous portez une plus grande attention. Un simple « glisser/déposer » suffit, un simple clic droit et vous accéder à une fenêtre aux multiples possibilités. 

 

» 3. les dossiers courriers

De la même façon, vous pouvez créer des répertoires ou ajouter des sous répertoires par type d’informations souhaité.

Remarque : la suppression d’un favori ne provoque pas la suppression des messages qu’il contient. Par contre la suppression d’un répertoire entraine la suppression des mails qu’il contient. (Dossier courrier)

 

» 4. le volet de navigation

Les boutons situés en bas de l’écran permettre d’accéder aux divers modules proposés par l’interface. Un simple clic droit vous permet de passer de vos courriers à votre ou vos calendriers, à vos contacts ou encore aux tâches que vous avez définies avec des priorités. Il suffit d’utiliser l’ascenseur : monter et descendre.

Comme vous le voyez, dans l’option du volet de navigation, vous pouvez sélectionner les boutons que vous souhaitez voir apparaître.

 

La barre de tâches comprenant : 5. Le calendrier - 6. Les rendez-vous imminents - 7. Le traitement des urgences

Elle se trouve sur la droite de votre écran et regroupe des fonctionnalités « immédiates » comme le calendrier avec votre rendez-vous à venir dans un avenir proche, les tâches que vous avez programmées. Il est possible de visualiser ou de réduire la barre de tâches à volonté en cliquant dessus.
Comme pour les précédentes fonctionnalités visualisées, il est possible de gérer cette barre de tâche en utilisant le clic droit de la souris. Vous pourrez ainsi visualiser le nombre de ligne souhaitée ainsi que les rendez-vous à faire paraître ou encore la liste des tâches. Un double clic sur le rendez-vous vous donnera une information plus précise. Il en va de même pour les tâches programmées.
Outlook reste une base de données dans son principe. Il est toujours possible de définir une organisation des tâches, soit par catégorie, dates ou encore échéance.

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Les méthodes pédagogiques

 

Le rôle du formateur

Le formateur référent, au travers d’un contrat de formation reprend les attendus de l’apprenant en termes de niveaux de compétences et au regard du projet professionnel envisagé, explique le cheminement et les méthodes qu’il propose d’utiliser.

Des tests d’évaluation pourront être envisagés afin de situer le niveau de connaissance existant et cibler le besoin formatif.

Le formateur est avant tout un guide dans l’action qui véhicule l’information en fonction des besoins, accompagne l’apprenant à chaque niveau d’apprentissage, l’encourage dans une appropriation du savoir recherché.

Un espace dédié et un accompagnement personnalisé tout au long du déroulement de la formation apporteront le bénéfice d’un suivi permanent avec le formateur (planning d’intervention interactif, échanges de données et documentations téléchargeables).

Le formateur réalisera, en fin de formation, un compte rendu circonstancié de ses observations et proposera une série de mesures correctives en fonction de problématiques rencontrées.


Des techniques pédagogiques adaptées

Il n’y a pas une seule technique pédagogique utilisée mais plusieurs afin de permettre à l’apprenant de faire évoluer son niveau de connaissances, de s’approprier l’information, et de l’adapter au cadre professionnel dans lequel il se situe.

Les cartes conceptuelles sont utilisées pour identifier les différents niveaux d’organisation du processus formatif mis en place. Elles l’aideront à comprendre et à resituer son action dans une dynamique opérationnelle, elles lui fourniront les repères qui jalonnent son parcours de formation.

Chaque niveau d’acquisition sera validé par la technique du « feed back » de type question/réponses.

La pédagogie par l’exemple constitue une approche concrète et pragmatique répondant au vécu professionnel. Les informations « didactiques » comme les données juridiques, par exemple, accompagneront les cas pratiques étudiés.

La pédagogie différenciée répond à l’hétérogénéité des groupes en présence. La mise en place de plusieurs modules de formation respectera le rythme de chaque apprenant tout en tenant compte de ses connaissances initiales. L’objectif est aussi de favoriser les transferts des compétences au sein même du groupe et ainsi de valoriser chaque participant.

La pédagogie par objectifs aura pour objectif d’élever le niveau de confiance et de permettre à l’apprenant de s’engager dans une démarche de projet.

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Enregistrements comptables : Chapitre 1

Le traitement des achats

 

A. THEME

 

Monsieur ALIX est toujours dans la course. Il souhaite maintenant procéder à l’enregistrement des diverses opérations qu’il réalise. Pour cela, il se munit d’un logiciel de comptabilité. Son approche de la gestion reste encore très généraliste. Il lui faut maintenant comprendre les techniques de comptabilisation de ses opérations et appréhender les règles comptables s’y rapportant.
Il a procédé à un classement méthodique des factures émises et reçues. Il se rend compte qu’une facture qui est la pièce comptable par excellence peut prendre des formes différentes.
Il va commencer par enregistrer l’ensemble de ses achats dans un journal d’achat et ses factures de vente dans un journal de vente. Il sait qu’il doit faire preuve de méthode et rester rigoureux.

Avant de rentrer dans le vif du sujet, nous allons lui apporter quelques informations afin de lui permettre de comprendre  les éléments essentiels d’une facture sur lesquels il doit porter son attention et, la logique de l’enregistrement.

Analyse d’une facture d’achat

  »  Cliquer sur la vignette pour zoomer

Petit rappel :

Les achats et charges externes

Le plan comptable comptabilise dans les comptes 61 & 62 Les charges autres que les achats de matières premières, marchandises, fournitures et approvisionnements en provenance des tiers. Ces charges, qui concernent des services extérieurs, doivent être considérées comme des achats. Les prestataires des services sont considérés comme des fournisseurs.

La TVA afférente à ces achats & charges externes constitue la TVA déductible sur biens et services.

 

Les réductions commerciales sur les factures ne s’enregistrent pas.
Le net Commercial (brut - réductions commerciales) constitue le support du compte Achats
D Achats de marchandises C
…..,..  
Les réductions financières sur factures se comptabilisent dans un compte de produits financiers
« escomptes obtenus »
D Escomptes obtenus C
  …..,..
La TVA à régler aux fournisseurs est déductible de la TVA collectée sur les clients. Cette TVA sur achats de biens et services constitue donc une créance sur l’Etat
D TVA sur biens & services C
…..,..  
Le Port facturé par le fournisseur constitue une charge de transport. Le montant hors taxe s’enregistre dans un compte de charges transport sur achats et la TVA s’ajoute à celle comptabilisée pour les achats.
D Transport de marchandises C
…..,..  
Le net à payer est le montant dû au fournisseur (TTC) il constitue le support du compte fournisseur.
D Fournisseur Machin C
  …..,..

 

Le Jeu des comptes : on retrouve ici, les comptes en T abordés dans le dossier « esprit de gestion »

Rappel :

L’étape suivante va consister dans l’enregistrement des opérations que l’entreprise réalise: ses achats et ses ventes. Pour cela, monsieur Alix va devoir utiliser le plan comptable général qui répertorie par code, chaque opération réalisée. La notion de débit et crédit est la partie double de la comptabilité qui peut se résumer de la façon suivante : à un achat correspond un règlement et il en va de même pour une vente.

 

Extrait du plan comptable : les comptes de gestion :

60. Achats  
 

601. Achats stockés de matières et fournitures
602. Achats stockés autres approvisionnements

 
 

6021. Matières consommables
6022. Fournitures consommables
6026. Emballages

 

604. Achats d’études et prestations e-services
605. Achats de travaux
606. Achats non stockés de matières et fournitures

 
 

6061. Fournitures non stockables (eau, énergie...)
6063. Entretien et petit équipement
6064. Fournitures administratives
6068. Autres

 

607. Achats de marchandises
609. Rabais, Remises, ristournes obtenus sur achats

61/62. Services extérieurs  
 

611. Sous-traitance générale
612. Redevance crédit-bail
613. Locations
614. Charges locatives
615. Entretien et réparations
616. Assurances
617. Etudes et recherches
618. Divers (documentation...)
619. Rabais, remises obtenues sur services extérieurs
62.   Autres services extérieurs
621. Personnel extérieur à l’entreprise
622. Rémunérations d’intermédiaires
623. Publicités, publications, relations publiques
624. Transport de biens et collectivités
625. Déplacements, missions, réceptions
626. Frais postaux et de télécoms
627. Services bancaires
628. Divers dons, cotisations..
629. Rabais ristournes sur autres services extérieurs

» Les comptes de bilan  
 

401div. Fournisseurs divers
44566. TVA sur biens & services

 

 

Un enregistrement type au journal des achats

N° de compte Libellés Sommes
DEBIT
Sommes
CREDIT
  06/02/2014    
607000 Achats de marchandises ….,..  
445664 Etat, TVA déductible sur biens & services ….,..  
       
624100 Transport sur achats ….,..  
401127 Fournisseur fabrique   ….,..
765000 Escomptes obtenus   ….,..
  Fournisseur fabrique, facture 127A    
       

 

Le principe comptable d’enregistrement des achats est simple. Toutefois, il est nécessaire de bien examiner les documents extraits des classeurs d’achats et de respecter scrupuleusement la réglementation fiscale en vigueur pour procéder à une comptabilité correcte. Il faut consulter fréquemment les documents professionnels et le code général des impôts pour éviter de commettre des erreurs car la réglementation se modifie chaque année.

Les réductions : Les rabais, remises & ristournes ne s’enregistrent que lorsqu’ils sont portés sur une facture d’avoir ; Les escomptes de règlement s’enregistrent toujours. Lorsqu’un fournisseur porte sur une facture d’avoir, dont l’objet est un escompte de règlement, la mention « Net de taxes », il signifie ainsi qu’il prend la TVA à sa charge. Il n’y a donc, dans ce cas, pas de TVA, à enregistrer pour l’entreprise bénéficiaire de l’avoir.

Les emballages : Lorsque la consignation est effectuée toutes taxes comprises, il y a lieu d’enregistrer son montant dans un compte de charges et de considérer ainsi cette opération comme un achat d’emballage. Par contre si la consignation est effectuée hors taxe, il faut enregistrer son montant dans un compte de tiers. Les importations : La facture, du fournisseur étranger, ne comporte pas de TVA. La taxe est acquittée à la douane et fait l’objet d’un document spécial délivré par un intermédiaire, le déclarant en douane.

La taxe sur la valeur ajoutée : Pour bénéficier du droit à la déduction de la TVA sur une facture d’achat, il faut que le taux et le montant de la taxe soient indiqués expressément sur la facture. Toutefois, certaines opérations ne donnent pas droit à la déduction de la TVA (ex. La TVA sur les véhicules affectés au transport des personnes n’est pas déductible).

Les logiciels : Lorsqu’ils sont dissociés, c’est-à-dire qu’ils font l’objet d’une facturation distincte, les logiciels doivent être enregistrés dans un compte d’immobilisation incorporelle.

Le matériel de faible valeur : les entreprises sont autorisées à passer en charges immédiatement déductibles certaines dépenses de matériels dont la valeur hors taxe ne dépasse pas un certain montant (500 €)

 

Nota bene : Ne jamais oublier que le "total débit" est toujours égal au "total crédit"

 

 

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Table des matières. Le budget

Chapitre 1 - Etablir un budget prévisionnel

Chapitre 2 - Le budget des ventes et de distribution

Chapitre 3 - Le budget des approvisionnements

Chapitre 4 - Le budget de production

Chapitre 5 - Le budget des frais généraux et investissements

Chapitre 6 - Le budget de trésorerie

Chapitre 7 - Les bilans et compte de résultat prévisionnels

 




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